أين هذا الشيك؟ تتبّعه حتى التحصيل
الشيك في الملف ليس مالًا بعد. كيف تُتابَع الشيكات والكمبيالات من الاستلام إلى التحصيل، وكيف تظهر فورًا تلك التي عادت غير مدفوعة حتى لا تبقى مفاجأة للإدارة.
يطرح المدير المالي سؤالًا بسيطًا: ما الشيكات التي ما زلنا ننتظرها؟ ولا أحد يستطيع الجواب من مكان واحد. بعضها عند المندوبين، وبعضها في المستودع، وبعضها في ملف بالمكتب، وبعضها ذهب إلى البنك. هناك لائحة طبعًا، في دفتر أو جدول، وقيمتها من قيمة آخر تحيين قام به من تذكّر ذلك.
ولدى جهة البيع صيغتها الخاصة من المشكل. يقول المندوب إن الزبون أدّى، لأن الشيك في يده. والأمر عنده منتهٍ، أما عند الشركة فقد بدأ لتوّه.
الشيك ليس مالًا بعد
كثير من البيوع بالأجل تُسوّى بالورق، وفي الورق فخ. فما إن يُستلم الشيك أو الكمبيالة حتى يبدو الطلب مدفوعًا، وهو ليس كذلك. وما دام البنك لم يقيّد المبلغ في الحساب، فالخطر قائم، وأي توقّع للخزينة يعدّ الورق مالًا سيُظهر أكثر مما تملكه الشركة.
ويكبر الخطر مع الوقت. فإذا عاد شيك غير مدفوع ولم تعلم الإدارة بذلك إلا متأخرة، تكون البضاعة قد خرجت، وربما طلب الزبون من جديد في هذه الأثناء.
حالات الشيك، يقرؤها الجميع بالطريقة نفسها
يتابع DeepComm كل شيك وكل كمبيالة عبر دورة تظهر على الشاشة، بالكلمات نفسها للجميع:
- في الانتظار: مستلَم، ولم يصل إلى البنك بعد.
- مصادق عليه: روجع داخليًا قبل أن يتقدّم.
- مودَع: سُلّم إلى البنك.
- محصَّل: المال في الحساب.
- غير مدفوع: رفضه البنك، والخطر قائم.
ويحتفظ السجل بما كان على المكتب أن يبحث عنه: البنك والمرجع بالنسبة للشيك، وتاريخ الاستحقاق بالنسبة للكمبيالة، وصورة الإثبات الملتقطة عند الاستلام.
من يحق له تحريك الشيك؟
من يستلم الشيك ليس في الغالب من ينبغي أن يقرّر سلامته، ويفصل التطبيق بين المهمتين. يسجّل المندوب ما استلمه في الميدان، لكنه لا يستطيع المصادقة على الشيك. وتغيير الحالات محجوز لأصحاب الصلاحية المالية: الإدارة المالية والإدارة العامة والإدارة الجهوية. أما إدارة المبيعات فلا تقوم بذلك إلا إذا فتحت لها الإدارة العامة هذه الصلاحية، بزر تفعيل، دون المساس بدور أي أحد.
ولا يمر النقد والتحويل بهذه الدورة. فتأكيد النقد يبقى عملًا تشغيليًا في المستودع، وهذا يترك للإدارة المالية أن تركّز على الأوراق التي تُلزم البنك والخزينة في الزمن.
ويمكن للإدارة العامة والإدارة الجهوية أيضًا فتح السجل أسفل البطاقة، وقراءة من فعل ماذا ومتى.
ما تراه الإدارة، وما مصير الشيك غير المدفوع
تظهر الشيكات المعلّقة في لوحة قيادة الإدارة، إلى جانب رقم المعاملات والديون. فلا يعود سؤال البداية يحتاج إلى سلسلة مكالمات.
ويذهب ميزان الزبون أبعد من ذلك، فيفصل الورق عن المال. للمحصَّل عموده الخاص. والشيكات والكمبيالات المودَعة التي لم تُحصَّل بعد تظهر في خانة «المغطّى»، أي أنها في الطريق. أما المرفوضة فتنتقل إلى خانة «النزاع». وهكذا يبقى الزبون الذي «أدّى» بشيك ما زال في الدورة ضمن المغطّى، ولا يتحرّر سقفه ما لم يدخل المال فعلًا. ويحتفظ كشف الحساب في تاريخه بمرجع الشيك أو الكمبيالة.
وإذا عاد الشيك غير مدفوع، ينتقل المبلغ إلى النزاع ويبقى ظاهرًا. وحين يسلّم الزبون شيكًا جديدًا مكانه، يبدأ هذا الأخير من «في الانتظار» ويمر بالخطوات نفسها.
