رؤية السلسلة كاملة، من الطلب إلى ما لكم عند الزبناء

يريد مدير عام أن يعرف أين وصل الشهر. لدى التجاريين رقم عن الطلبات. ولدى المستودع رقم عما خرج. ولدى المحاسبة رقم عما فُوتر، وتعرف المالية تقريبًا ما حُصّل. وكل جهة تمسك جدولها. فيصل رقم الشهر الحقيقي بعد انتهاء الشهر، وتصل الديون والشيكات المعلّقة بعده.

كل واحد يقوم بعمله، ومع ذلك تسير الشركة وعيناها على المرآة الخلفية. وحين تصير المشكلة مقروءة في الأرقام، يكون وقت القرار الذي كان سيمنعها قد مرّ قبل أسابيع.

لماذا تتأخر الأرقام؟

كل أداة تقوم بمهمتها وتتجاهل غيرها: الصندوق والمخزون ومتابعة الزبناء والمتجر والمحاسبة. وبينها يقوم أشخاص بدور الوصل. يصدّرون ويعيدون الإدخال ويطابقون ويتصلون، وهذا الوقت هو تأخر الأرقام نفسه. وحين يمر الطلب عبر عدة أدوات، تحتفظ كل واحدة بنسخة مختلفة قليلًا، فيصير البحث عن النسخة الصحيحة عملًا قائمًا بذاته.

ولا تحلّ التقارير الإضافية المشكل، فالتقرير المبني على ملفات منفصلة يبقى قراءة لملفات منفصلة. وتصير الأرقام آنية حين تجري العمليات نفسها في مكان واحد.

سلسلة تكمل فيها كل خطوة ما قبلها

يجمع DeepComm، وهو منتج من FlexiGlob، الطلب والتسليم والتحصيل والفاتورة والعمولة في تطبيق واحد. يُدخَل الطلب مرة واحدة، ممن سجّله. فيصير سند تسليم، ثم فاتورة، ثم قيدًا محاسبيًا، دون إعادة إدخال.

يشتغل كل واحد في الفضاء الذي يناسب مهنته. يسجّل المندوب الطلبات في الميدان. وتسلّم إدارة المبيعات وتحصّل وتفوتر. ويتولى مسؤول المخزون مستودعاته. وتصادق الإدارة المالية على الشيكات والكمبيالات. وبقيام كل واحد بعمله، يغذّي أيضًا الأرقام التي تقرؤها الإدارة، دون أن يُعدّ شيئًا لأحد.

ويبقى الطلب وسند التسليم والفاتورة والأداء مترابطة، فيُعرف في كل لحظة ما طُلب وما سُلّم وما فُوتر وما حُصّل.

ما تراه الإدارة في شاشة واحدة

رقم المعاملات والطلبات والمخزون بكل مستودع والديون والشيكات المعلّقة، في شاشة واحدة، محيّنة في حينها. ويُقرأ رقم المعاملات مفوترًا أو مسلَّمًا، وتصل الأرقام نفسها إلى الحاسوب واللوحي والهاتف في اللحظة نفسها.

ما يبحث عنه المدير عادةً:

• منحنى المبيعات، بالأسبوع أو بالشهر أو بالسنة.
• المحقّق أمام المتوقّع، شهرًا بشهر، ومقارنةً بالعام الماضي.
• مخزون كل مستودع، بالكميات والقيمة.
• ما سُلّم ولم يُحصَّل بعد.

كل مؤشر يفتح لائحته. والرقم الذي يبدو خاطئًا يمكن تتبّعه حتى الطلبات التي تكوّنه، دون أن يُطلب من أحد استخراج التفاصيل. وللمدير الجهوي الشاشات نفسها، في حدود جهته.

حين لا تكفي الشاشة، اطرحوا السؤال

بعض الأسئلة لا توجد في أي لوحة قيادة. ويمكن للإدارة العامة أن تطرحها على المساعد، بالعربية أو بالفرنسية، كتابةً أو صوتًا: أيّ الطلبات سُلّمت ولم تُدفع بعد، وأيّ الزبناء متأخرون. يجيب، أو ينجز العمل، وقبل أن يكتب أي شيء يطلب موافقتكم. ولا يرى إلا ما يسمح به دور السائل.

وحين يلزم التحقق من قرار لاحقًا، يبيّن سجل كل بطاقة مهمة من فعل ماذا ومتى. وهذا السجل مفتوح للإدارة العامة والإدارة الجهوية.