Voir toute la chaîne, de la commande à ce qu’on vous doit

Un directeur général veut savoir où en est le mois. Les commerciaux ont un chiffre pour les commandes. Le dépôt en a un pour ce qui est parti. La comptabilité en a un pour ce qui est facturé, et la finance sait à peu près ce qui a été encaissé. Chaque région tient son tableur. Le chiffre réel du mois arrive quand le mois est fini, et les créances et les chèques en attente, plus tard encore.

Tout le monde fait son travail, et l’entreprise se conduit quand même dans le rétroviseur. Quand un problème devient lisible dans les chiffres, la décision qui l’aurait évité était à prendre il y a quelques semaines.

Pourquoi les chiffres arrivent en retard

Chaque outil fait sa tâche et ignore les autres : la caisse, le stock, le suivi client, la boutique, la comptabilité. Entre eux, ce sont des personnes qui font le lien. Elles exportent, retapent, rapprochent, téléphonent, et ce temps-là, c’est le retard des chiffres. Quand une commande traverse plusieurs outils, chacun en garde une version un peu différente, et savoir laquelle est juste devient un travail à part entière.

Ajouter des rapports n’y change rien, puisqu’un rapport sur des fichiers séparés reste une lecture de fichiers séparés. Les chiffres deviennent actuels quand les opérations elles-mêmes se font au même endroit.

Une chaîne où chaque étape reprend la précédente

DeepComm, une solution de FlexiGlob, réunit la commande, la livraison, l’encaissement, la facture et la commission dans une seule application. La commande se saisit une fois, par celui qui l’a prise. Elle devient bon de livraison, puis facture, puis écriture comptable, sans que rien soit retapé.

Chacun travaille dans l’espace qui correspond à son métier. Le commercial prend les commandes sur le terrain. L’administration des ventes livre, encaisse et facture. Le chef de stock tient ses dépôts. La direction financière valide les chèques et les traites. En faisant son propre travail, chacun alimente aussi les chiffres que lit la direction, sans avoir à compiler quoi que ce soit pour personne.

Commande, bon de livraison, facture et règlement restent liés entre eux : à tout moment, on sait ce qui a été commandé, livré, facturé et encaissé.

Ce que la direction voit sur un seul écran

Chiffre d’affaires, commandes, stock par dépôt, créances et chèques en attente tiennent sur un écran, à jour à la seconde. Le chiffre d’affaires se lit en facturé ou en livré, et les mêmes chiffres arrivent sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone, à la même seconde.

Ce qu’un directeur va chercher en général :

• La courbe des ventes, par semaine, par mois ou par année.
• Le réalisé contre le prévu, mois après mois, et contre l’année dernière.
• Le stock de chaque dépôt, en quantités et en valeur.
• Ce qui est livré et pas encore encaissé.

Chaque indicateur s’ouvre sur sa liste. Un chiffre qui paraît faux se suit jusqu’aux commandes qui le composent, sans demander à quelqu’un de sortir le détail. Le directeur régional dispose des mêmes écrans, limités à sa région.

Quand l’écran ne suffit pas, poser la question

Certaines questions ne figurent sur aucun tableau de bord. La direction générale peut les poser à l’assistant, en français ou en arabe, à l’écrit ou à la voix : quelles commandes sont livrées mais pas encore payées, quels clients sont en retard. Il répond, ou fait le travail, et avant d’écrire quoi que ce soit, il demande votre accord. Il ne voit que ce que le rôle de celui qui demande autorise.

Et quand une décision doit être vérifiée après coup, l’historique de chaque fiche importante montre qui a fait quoi, et quand. Cet historique est ouvert à la direction générale et à la direction régionale.