Prendre les commandes sur le terrain sans erreur de recopie

Le commercial est au comptoir, et le client a enfin un moment pour commander. Il note les lignes sur son carnet, photographie la page et l’envoie. Au bureau, quelqu’un de l’administration des ventes ouvre la photo et retape la commande. Parfois deux fois, parce que le dépôt et la comptabilité ne travaillent pas sur le même fichier.

Ceux qui ont dirigé une équipe de vente connaissent la suite possible : une quantité mal lue, un produit pris pour son voisin dans la gamme, un prix que le commercial avait en tête depuis la saison dernière. Le client s’en aperçoit à la réception de la marchandise. Le téléphone sonne, et le commercial passe sa matinée à expliquer une commande qu’il avait pourtant bien écrite.

D’où viennent les erreurs de commande ?

Rarement de la visite elle-même. Elles naissent dans l’écart entre celui qui a entendu la commande et celui qui la saisit : une écriture mal déchiffrée, une photo floue, et une personne au bureau qui ne peut pas deviner ce que le client a dit. Chaque recopie ajoute une occasion de se tromper de ligne.

Il existe une deuxième source d’erreurs, et aucune saisie soignée ne la corrige. Le commercial commande souvent sans connaître ce qui décide du sort de la commande : le prix en vigueur pour ce client, le crédit qui lui reste, ou même si le compte est encore actif. Ces informations dorment au bureau, et il les apprend après coup.

Une seule saisie, par celui qui a pris la commande

DeepComm supprime la recopie. Le commercial saisit lui-même la commande sur son téléphone, chez le client, et tout le monde travaille ensuite à partir de cette saisie. Le bon de livraison, la facture et l’écriture comptable la reprennent sans que personne ne retape rien.

Les gestes sont courts, ce qui compte quand le client attend au comptoir :

• Il cherche le produit par son nom, ou le trouve en le photographiant.
• Il indique la quantité et l’ajoute au panier. Le panier affiche le client concerné, le dépôt de chaque ligne et le total avec taxes.
• Il déclare l’avance reçue, avec sa preuve en photo, ou confirme sans avance. Le bon de commande signé peut aussi être joint.
• Il soumet.

Toutes les erreurs ne disparaissent pas pour autant : un commercial peut encore se tromper de quantité. Sauf que c’est lui qui a entendu le client, que l’écran est là pour que les deux le relisent, et que l’erreur se voit avant d’être passée entre trois paires de mains.

Ce que le commercial sait avant de commander

La fiche client porte le plafond, les conditions et le solde. Il sait donc s’il peut vendre à crédit avant même de commencer. Le prix affiché est le prix de la commande, et il ne bouge pas en route vers le bureau.

L’application contrôle aussi le client. Un client désactivé ne peut plus recevoir de commande, quelle que soit la configuration. Et si la direction générale a rendu l’approbation obligatoire, un client qui l’attend encore ne peut pas commander non plus.

Un contrôle reste en place après le terrain

Une commande prise sur le terrain ne part pas pour autant sans vérification. Une fois soumise, elle remonte aux supérieurs du commercial. Le directeur régional l’ouvre, regarde l’avance déclarée, les produits et le total, corrige si besoin et la transmet. L’administration des ventes prépare ensuite la livraison à partir de cette même commande.

Et si un problème surgit en chemin, une urgence ou un souci chez le client, chaque commande a son propre fil de commentaires : le directeur régional, le commercial et l’administration des ventes sont notifiés. La discussion reste accrochée à la commande qu’elle concerne, ce qui se retrouve plus facilement un mois plus tard qu’un message perdu dans un téléphone.