Comparer le prévu et le réalisé, mois après mois

Chaque année, un plan de vente se construit, souvent dans un tableur. Les commerciaux donnent leurs chiffres, les directeurs régionaux les ajustent, la direction générale valide, et le fichier part dans un dossier. Il en ressort vers la fin de l’année, quand quelqu’un veut savoir de combien l’entreprise a manqué son objectif, et il n’y a plus rien à faire.

Le directeur commercial vit le même problème à son échelle. Il sait qu’une région est en retard, à peu près. Il ne peut pas dire sur quels produits, depuis quand, ni si l’écart porte sur ce qui a été commandé ou sur ce qui est arrivé chez le client. Pour le savoir, il lui faut encore un tableur.

Pourquoi une prévision finit abandonnée

Surtout parce que la comparer au réel demande trop de travail. Le plan est dans un fichier, les ventes dans plusieurs autres, les produits ne portent pas le même nom partout, et la comparaison se refait à la main chaque mois. On finit par ne plus la faire. Un plan que personne ne vérifie ne change rien à la façon de vendre, et les commerciaux le comprennent vite.

Bâtir le plan là où les ventes se font déjà

Dans DeepComm, la prévision vit dans la même application que les commandes. Le commercial saisit ses volumes pour l’année, produit par produit et mois par mois, chacun avec son unité de mesure, et le total annuel se calcule tout seul. La prévision commence en brouillon, modifiable par son auteur ou un responsable.

L’approbation en fait une référence. La direction générale, la direction régionale ou l’administration des ventes l’approuve, et l’application enregistre automatiquement le nom du valideur et la date. Une fois approuvée, le commercial ne peut plus la modifier, et une année passée est verrouillée : l’historique reste figé.

Chacun voit ce qui le concerne. Le commercial gère ses propres prévisions. Le directeur régional voit celles de ses commerciaux. La direction générale et l’administration des ventes voient tout, et filtrent par directeur puis par commercial.

Décider ce qui compte comme « réalisé »

Voilà la question que la plupart des tableurs laissent dans le vague, et elle change le résultat. Une commande prise en septembre et payée en décembre a bien réalisé quelque chose, mais quoi et quand, cela dépend de la définition.

La direction générale choisit un critère, qui vaut pour tout le rapport :

• Commande confirmée : toute commande validée, même pas encore livrée ni payée. C’est le réglage par défaut.
• Commande livrée : seulement ce qui a été livré, avec des bons de livraison validés.
• Commande payée : seulement les commandes entièrement réglées.
• Payée et livrée : les commandes à la fois livrées et soldées, la lecture la plus prudente.

Un directeur commercial préférera peut-être la première, qui mesure ce que vend son équipe. Un directeur financier voudra souvent la dernière. L’application tient une seule définition à la fois, et toute l’entreprise lit donc le même rapport, aux mêmes conditions.

Lire l’écart tant qu’on peut encore le combler

Le rapport met en regard le prévu et le réalisé, mois par mois et produit par produit, en quantité et en montant, avec l’écart et le pourcentage de réalisation. Sur le tableau de bord, la comparaison mensuelle ajoute l’année dernière, pour un commercial, une région ou toute l’entreprise.

Ces vues changent le moment de la conversation. Un retard sur un produit dans une région peut se voir pendant qu’il reste du temps pour agir, en envoyant les commerciaux chez les bons clients, ou en ajustant ce que l’entreprise achète. Comme DeepComm tient aussi les achats, du bon de commande fournisseur à la réception et à la facture fournisseur, celui qui lit l’écart sur la prévision se trouve à un écran du stock concerné.