مقارنة المتوقّع بالمحقّق، شهرًا بشهر
لا يفيد مخطط البيع السنوي إلا إذا قورن بالواقع باستمرار. كيف يُبنى منتجًا بمنتج، ومن يوافق عليه، وكيف يُختار ما يُحسب محقّقًا في التقرير ليقرأه الجميع بالمعنى نفسه.
كل سنة يُبنى مخطط للبيع، وغالبًا في جدول. يعطي المندوبون أرقامهم، ويعدّلها المديرون الجهويون، وتصادق الإدارة العامة، ثم يذهب الملف إلى مجلد. ولا يخرج منه إلا قرب نهاية السنة، حين يريد أحدهم أن يعرف كم نقص عن الهدف، ولا يبقى ما يمكن فعله.
ويعيش المدير التجاري المشكل نفسه على مستواه. يعرف أن جهة ما متأخرة، على وجه التقريب. لكنه لا يستطيع أن يقول في أيّ المنتجات، ومنذ متى، ولا هل الفارق فيما طُلب أم فيما وصل إلى الزبون. ولكي يعرف، يحتاج إلى جدول آخر.
لماذا يُهمَل التوقّع؟
في الغالب لأن مقارنته بالواقع تتطلب عملًا كثيرًا. المخطط في ملف، والمبيعات في ملفات أخرى، والمنتجات لا تحمل الاسم نفسه في كل مكان، والمقارنة تُعاد يدويًا كل شهر. فينتهي الأمر بالتخلي عنها. والمخطط الذي لا يراجعه أحد لا يغيّر شيئًا في طريقة البيع، والمندوبون يفهمون ذلك بسرعة.
بناء المخطط حيث تجري المبيعات أصلًا
في DeepComm، يوجد التوقّع في التطبيق نفسه الذي توجد فيه الطلبات. يُدخل المندوب كمياته للسنة، منتجًا بمنتج وشهرًا بشهر، كلٌّ بوحدة قياسه، ويُحتسب المجموع السنوي وحده. ويبدأ التوقّع مشروعًا، يمكن لصاحبه أو لمسؤول تعديله.
والموافقة تجعله مرجعًا. توافق عليه الإدارة العامة أو الإدارة الجهوية أو إدارة المبيعات، ويسجّل التطبيق تلقائيًا اسم من صادق والتاريخ. وبعد الموافقة، لا يعود بإمكان المندوب تعديله، والسنة المنصرمة تُقفل، فيبقى التاريخ ثابتًا.
ويرى كل واحد ما يعنيه. يدبّر المندوب توقّعاته. ويرى المدير الجهوي توقّعات مندوبيه. وترى الإدارة العامة وإدارة المبيعات الكل، مع التصفية بحسب المدير ثم بحسب المندوب.
تحديد ما يُحسب «محقّقًا»
هذا هو السؤال الذي تتركه معظم الجداول غامضًا، وهو يغيّر النتيجة. فالطلب المسجَّل في شتنبر والمدفوع في دجنبر حقق شيئًا ما، لكن ماذا ومتى، فذلك يتوقف على التعريف.
تختار الإدارة العامة معيارًا واحدًا يسري على التقرير كله:
- طلب مؤكَّد: كل طلب تمت المصادقة عليه، ولو لم يُسلَّم أو يُدفع بعد. وهذا هو الإعداد الافتراضي.
- طلب مسلَّم: ما سُلّم فعلًا فقط، بسندات تسليم مصادق عليها.
- طلب مدفوع: الطلبات المسوّاة كليًا فقط.
- مدفوع ومسلَّم: الطلبات المسلَّمة والمسدَّدة معًا، وهي القراءة الأكثر حذرًا.
قد يفضّل المدير التجاري الأول، لأنه يقيس ما يبيعه فريقه. وكثيرًا ما يريد المدير المالي الأخير. ويمسك التطبيق تعريفًا واحدًا في كل مرة، فتقرأ الشركة كلها التقرير نفسه، بالشروط نفسها.
قراءة الفارق ما دام يمكن تداركه
يضع التقرير المتوقّع أمام المحقّق، شهرًا بشهر ومنتجًا بمنتج، بالكمية والمبلغ، مع الفارق ونسبة الإنجاز. وفي لوحة القيادة، تضيف المقارنة الشهرية العام الماضي، لمندوب أو جهة أو للشركة كلها.
وتغيّر هذه القراءات توقيت الحديث. فالتأخر في منتج داخل جهة ما يمكن أن يظهر وما زال هناك وقت للتصرف، بتوجيه المندوبين إلى الزبناء المناسبين، أو بتعديل ما تشتريه الشركة. ولأن DeepComm يمسك المشتريات أيضًا، من سند طلب المورد إلى الاستلام وفاتورة المورد، فمن يقرأ الفارق في التوقّع يبعد شاشة واحدة عن المخزون المعني.
