التسليم الجزئي: تتبّع ما بقي للتسليم
حين يخرج الطلب على دفعات أو من عدة مستودعات، يضيع الباقي. كيف يُسلَّم سطرًا بسطر، وكيف يُغلق طلب لن يكتمل أبدًا دون أن يبقى رصيد وهمي مفتوحًا في الحسابات.
الشاحنة لا تتسع للطلب كله. أو أن منتجًا يوجد في مستودع آخر، أو أن المخزون ناقص في سطر واحد. فتخرج البضاعة على دفعات، وتبدأ الأسئلة. يتصل الزبون بالمندوب ليعرف أين الباقي. ويتصل المندوب بالمستودع. ويتصفح المستودع سندات التسليم محاولًا أن يعيد حساب ما تبقّى.
أما المدير فتظهر له المتاعب لاحقًا. تبقى طلبات قديمة مفتوحة بباقٍ لن يسلّمه أحد، ويبدو المخزون محجوزًا وهو ليس كذلك، وتتساءل المحاسبة عما يمكنها فوترته.
لماذا يصعب تتبّع التسليم الجزئي؟
الطلب وثيقة واحدة، والتسليمات متعددة. وعلى الورق أو في جدول، يبقى الباقي عملية حسابية تُعاد كل مرة، سطرًا بسطر ومستودعًا بمستودع، ويقوم بها عادةً من رفع سماعة الهاتف. والخطأ فيها سهل. ولأن معظم الشركات تسلّم جزئيًا كل يوم، فالأمر هو الوضع العادي لا الاستثناء.
التسليم سطرًا بسطر، من مستودع كل منتج
في DeepComm، يسلّم المستودع دفعة واحدة أو على دفعات، سطرًا بسطر. ويمكن لسطور الطلب نفسه أن تخرج من مستودعات مختلفة، ويُتابَع كل منها على حدة. ويرى مسؤول المخزون طلبات مستودعاته ولا يؤكد إلا منتجاته. ويُكتب سند التسليم وحده، وكل سند يُنقص ما بقي للتسليم، ويرفض التطبيق تسليم أكثر مما طُلب.
تنطلق شاحنتكم مع عون التسليم، أو تأتي شاحنة الزبون لتسلّم البضاعة، وتحتفظ الطلبية بطريقة التسليم ورقم اللوحة. ثم تمر كل شحنة بخمس مراحل مؤرَّخة عند كل تغيير: للتخطيط، مخطَّطة، قيد التحضير، في الطريق، تم التسليم. وحين يتصل الزبون، يقرأ المندوب الجواب بدل الاتصال بالمستودع.
الشاحنة تنطلق غالبًا قبل أن يصير السند نهائيًا
في رصيف الشحن، لا أحد ينتظر المكتب. ويراعي التطبيق هذا الواقع بجعل التسليم على مرحلتين.
يُنشأ سند تسليم مؤقت عند الشحن. يمكن للشاحنة أن تنطلق به، والمخزون لم يتحرك بعد، فيبقى السند قابلًا للتصحيح أو للحذف ببساطة. والمصادقة عليه تؤكد خروج البضاعة، فيُخصم المخزون ويصير السند نهائيًا.
وإذا لم يكن في المستودع ما يكفي عند المصادقة، يبقى السند مؤقتًا، ولا يضيع شيء، ويعيد المكلَّف المحاولة بعد التزويد. أما السند النهائي فلا يُلغى كما يُلغى المشروع، لأن المخزون تحرك فعلًا، بل يمر عبر طلب إلغاء.
ماذا نفعل بطلب لن يكتمل أبدًا؟
أحيانًا لا يأتي الباقي أبدًا. استلم الزبون جزءًا من طلبه، وانتهى الأمر. عندها تفتح الإدارة العامة أو الجهوية الطلب وتخفضه إلى الكمية المسلَّمة. تعرض معاينة المجموع الجديد أولًا، ثم يزيل التأكيد الباقي غير المسلَّم، فلا يبقى رصيد وهمي مفتوحًا.
ويتبع المال ذلك تلقائيًا. فإذا كان الجزء غير المسلَّم قد حُصّل، يذهب الفائض إلى رصيد الزبون القابل لإعادة الاستعمال، متاحًا لطلباته المقبلة، دون استرداد نقدي. وإذا لم يكن قد دفع سوى تسبيق، أو لم يدفع شيئًا، ينخفض المبلغ المستحق ببساطة.
والحالة المعاكسة واردة أيضًا. فإذا استلم الزبون أكثر مما طلب، يُستكمل السطر إلى الكمية المستلمة، ويُنشأ سند تسليم وفاتورة تكميليان للفائض وحده، بالثمن المتفاوض عليه نفسه.
ولا يمكن إلغاء طلب صدرت بشأنه تسليمات أو فواتير. وحين يحاول أحد ذلك، يشرح التطبيق السبب بكلمات واضحة ويدلّ على ما ينبغي فعله: تخفيض الطلب، أو معالجة رصيد الزبون.
