Livraisons partielles : suivre ce qu’il reste à livrer

Le camion ne peut pas tout charger. Ou un produit se trouve dans un autre dépôt, ou le stock manque sur une seule ligne. La marchandise part donc en plusieurs fois, et les questions commencent. Le client appelle le commercial pour savoir où est le reste. Le commercial appelle le dépôt. Le dépôt feuillette ses bons de livraison et tente de reconstituer ce qui reste dû.

Pour le directeur, l’ennui arrive plus tard. De vieilles commandes restent ouvertes avec un reliquat que personne ne livrera jamais, le stock paraît promis alors qu’il ne l’est plus, et la comptabilité se demande ce qu’elle peut facturer.

Pourquoi les livraisons partielles sont si difficiles à suivre

La commande est un seul document, les livraisons sont plusieurs. Sur papier ou dans un tableur, le reliquat est un calcul à refaire à chaque fois, ligne par ligne et dépôt par dépôt, en général par celui qui a décroché le téléphone. Il est facile de se tromper. Et comme la plupart des sociétés livrent en partie tous les jours, ce calcul n’a rien d’exceptionnel.

Livrer ligne par ligne, depuis le dépôt de chaque produit

Dans DeepComm, le dépôt livre en une fois ou en plusieurs, ligne par ligne. Les lignes d’une même commande peuvent partir de dépôts différents, et chacune est suivie séparément. Le chef de stock voit les commandes de ses dépôts et ne confirme que ses propres produits. Le bon de livraison s’écrit tout seul, chaque bon réduit le reste à livrer, et l’application refuse de livrer plus que ce qui a été commandé.

Votre camion part avec son agent de livraison, ou celui du client vient enlever la marchandise : la commande garde le mode et la plaque. Chaque livraison passe ensuite par cinq étapes, datées au fil des changements : à planifier, planifiée, en préparation, en cours, livrée. Quand le client appelle, le commercial lit la réponse au lieu de téléphoner au dépôt.

Le camion part souvent avant que le papier soit définitif

Sur un quai de chargement, on n’attend pas le bureau. L’application tient compte de cette réalité avec deux temps dans la livraison.

Un bon de livraison provisoire se crée au chargement. Le camion peut partir avec, et le stock n’a pas encore bougé : le bon peut donc être corrigé, ou simplement supprimé. Sa validation confirme que la marchandise est sortie, le stock est déduit et le bon devient définitif.

Si le dépôt n’a pas assez de stock au moment de valider, le bon reste provisoire, rien n’est perdu, et l’opérateur réessaie après réapprovisionnement. Un bon définitif, lui, ne s’annule pas comme un brouillon, puisque le stock a déjà bougé : il passe par une demande d’annulation.

Que faire d’une commande qui ne sera jamais complète ?

Il arrive que le reliquat ne vienne jamais. Le client a reçu une partie de sa commande, et l’affaire s’arrête là. La direction générale ou régionale ouvre alors la commande et la réduit à la quantité livrée. Un aperçu montre d’abord le nouveau total, puis la confirmation retire le reliquat non livré, sans qu’aucun solde fantôme reste ouvert.

L’argent suit tout seul. Si la partie non livrée avait déjà été encaissée, le trop-perçu va sur le solde réutilisable du client, disponible pour ses prochaines commandes, sans remboursement en espèces. S’il n’avait versé qu’une avance, ou rien, le montant dû baisse simplement.

Le cas inverse existe aussi. Si le client a reçu plus que commandé, la ligne se complète jusqu’à la quantité reçue, et un bon de livraison et une facture complémentaires se créent pour le seul surplus, au même prix négocié.

Une commande qui porte déjà des livraisons ou des factures ne s’annule pas. Quand quelqu’un essaie, l’application dit pourquoi en termes clairs et indique quoi faire à la place : réduire la commande, ou traiter le solde du client.