Où est ce chèque ? Le suivre jusqu’à l’encaissement

Le directeur financier pose une question simple : quels chèques attendons-nous encore ? Personne ne peut répondre d’un seul endroit. Certains sont chez les commerciaux, d’autres au dépôt, d’autres dans un classeur au bureau, et une partie est déjà partie à la banque. Une liste existe bien, sur un cahier ou un tableur, et elle vaut ce que vaut la dernière mise à jour de celui qui y a pensé.

Côté vente, le même problème prend une autre forme. Le commercial annonce que le client a payé, puisqu’il a le chèque en main. Pour lui, l’affaire est close. Pour l’entreprise, elle commence à peine.

Un chèque n’est pas encore de l’argent

Beaucoup de ventes à crédit se soldent sur papier, et le papier tend un piège. Dès qu’un chèque ou une traite est reçu, la commande a l’air payée. Or tant que la banque n’a pas crédité le compte, le risque reste entier, et une prévision de trésorerie qui compte le papier comme de l’argent surestime ce que l’entreprise possède.

Le danger grandit avec le temps. Quand un chèque revient impayé et que la direction l’apprend tard, la marchandise est partie, et le client a peut-être déjà recommandé entre-temps.

Les états d’un chèque, lus de la même façon par tous

DeepComm suit chaque chèque et chaque traite sur un cycle affiché à l’écran, avec les mêmes mots pour tout le monde :

• En attente : reçu, pas encore à la banque.
• Validé : contrôlé en interne avant d’aller plus loin.
• Remis : déposé à la banque.
• Encaissé : l’argent est sur le compte.
• Impayé : la banque l’a refusé, le risque est ouvert.

La fiche garde ce que le bureau devrait sinon aller chercher : la banque et la référence pour un chèque, l’échéance pour une traite, et la photo de la preuve prise à la réception.

Qui a le droit de faire avancer un chèque ?

Celui qui ramasse le chèque n’est pas, en général, celui qui doit le déclarer bon, et l’application sépare ces deux gestes. Le commercial enregistre ce qu’il a reçu sur le terrain, mais il ne peut pas valider un chèque. Les changements d’état reviennent aux profils finance : la direction financière, la direction générale et la direction régionale. L’administration des ventes n’y accède que si la direction générale lui ouvre cette capacité, par un simple interrupteur, sans toucher au rôle de personne.

Les espèces et les virements ne passent pas par ce cycle. La confirmation des espèces reste un geste opérationnel, au dépôt, ce qui laisse la direction financière se concentrer sur les instruments qui engagent la banque et la trésorerie dans le temps.

La direction générale et la direction régionale peuvent aussi déplier l’historique en bas de la fiche, et lire qui a fait quoi, et quand.

Ce que voit la direction, et ce que devient un impayé

Les chèques en attente figurent sur le tableau de bord de la direction, à côté du chiffre d’affaires et des créances. La question du début n’appelle plus une tournée de coups de téléphone.

La balance client va plus loin, en séparant le papier de l’argent. L’encaissé a sa propre colonne. Les chèques et traites remis mais pas encore encaissés apparaissent en « couvert », autrement dit en transit. Les effets refusés passent en « litige ». Un client qui a « payé » avec un chèque encore dans le cycle reste donc en couvert, et son plafond de crédit ne se libère pas tant que l’argent n’est pas vraiment rentré. Le relevé garde dans son historique la référence du chèque ou de la traite.

Si un chèque revient impayé, le montant passe en litige et reste visible. Quand le client remet un nouveau chèque pour le remplacer, celui-ci repart de « En attente » et refait les mêmes étapes que le premier.