ما يدين به زبناؤكم اليوم، ومن تتصلون به أولًا

يسأل مدير عن المبلغ المستحق للشركة. تعطي المالية رقمًا، ويعطي الفريق التجاري رقمًا آخر. ولكل جهة جدولها، وحين تتم المطابقة يكون الأمر قد استغرق يومين وثلاث مكالمات، ويكون الجواب قد تجاوزه الوقت.

ثم يأتي السؤال الثاني، وهو الذي يُدخل المال: بمن نتصل أولًا؟ ومن دون رؤية واضحة، يتصل المندوب بالزبناء الذين يعرفهم أكثر، ويتصل المكتب بمن يرفعون صوتهم أقل.

لماذا يعطي شخصان رقمين مختلفين؟

كثيرًا ما لا يكون أيّ منهما مخطئًا، فهما لا يحسبان الشيء نفسه. أحد الرقمين يشمل الشيكات المستلمة والآخر لا يشملها. وأحدهما ينطلق من الفواتير والآخر مما سُلّم. وهذه جهة تحيّن ملفها كل أسبوع، وتلك حين يتسع لها الوقت. تبدو عبارة «ما يدين به الزبناء» رقمًا واحدًا، وهي في معظم شركات التوزيع عدة أرقام لم يفصل أحد بينها.

ميزان الزبون يفصل المال عن الوعود

يجمع DeepComm الطلب والتسليم والفاتورة والأداء، ويُبنى ميزان الزبون من هذه السلسلة، فتأتي الأرقام مما جرى فعلًا لا من ملف أحد. وتُقرأ وضعية كل زبون في هذه الأعمدة التي تفسّر معًا كل ما فُوتر:

• المحصَّل: المال المستلم والمتاح، من نقد وتحويلات وشيكات حُصّلت.
• المغطّى: الشيكات والكمبيالات المودَعة التي لم تُحصَّل بعد. هي في الطريق، وليست مالًا بعد.
• النزاع: المبالغ المرتبطة بأوراق مرفوضة أو متنازع عليها، ويجب استرجاعها.
• المتبقّي: ما بقي للتسوية.

وما سُلّم ولم يُحصَّل بعد يظهر رقمًا قائمًا بذاته. فتنظر المالية والمبيعات إلى السطور نفسها، ويتحوّل الخلاف حول المجموع إلى نقاش مفيد حول زبون بعينه.

وتُخصم الدفعات تلقائيًا من الفواتير المفتوحة، من الأقدم إلى الأحدث. وإذا أدّى الزبون أكثر مما عليه، يصير الفائض تسبيقًا يستعمله لاحقًا، دون أن يوزّع أحد المبلغ يدويًا.

بمن تبدؤون؟ اقرؤوا الديون بحسب عمرها

المجموع يقول كم، والعمر يقول من أين تبدؤون. تُقرأ الديون بالشرائح: من 0 إلى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وما بعدها. ويتابع التطبيق أيضًا تواريخ الاستحقاق والتأخرات ومتوسط مدة التحصيل.

وتغيّر الشرائح شكل لائحة الاتصالات. فمبلغ كبير حديث ومبلغ أصغر قديم لا يستدعيان الحديث نفسه. وفي لائحة مرتبة بحسب المبلغ وحده، يبقى القديم في الأسفل، وهناك في الغالب يصير تحصيله أصعب.

ويضيف تصنيف الوفاء قراءة أخرى، إذ يُصنَّف الزبناء نشطين أو في خطر أو خاملين. فالزبون النشط المتأخر والزبون الخامل صاحب الدين القديم ليسا في الوضع نفسه، ولو تساوى المبلغان.

كشف الحساب في متناول اليد عند الاتصال

يسوء الاتصال حين ينازع الزبون في الرقم ولا يجد المتصل ما يُريه إياه. يغطّي كشف الحساب الفترة المختارة، بسندات التسليم والمبالغ والمدين والدائن والرصيد المستحق، ويُصدَّر بصيغة Excel أو PDF. وهو في متناول المندوب بالنسبة لزبنائه، وكل زبون يرى رصيده في فضائه، فينطلق الطرفان من الصفحة نفسها.

ويمكن للإدارة العامة أيضًا أن تسأل المساعد، بالعربية أو بالفرنسية، كتابةً أو صوتًا: «أيّ الزبناء متأخرون عن الأداء؟» أو «أيّ الطلبات سُلّمت ولم تُدفع بعد؟». ولا يرى إلا ما يسمح به دور السائل.

وعند الانطلاق، تُدخل الأرصدة الافتتاحية للزبناء والموردين واحدًا واحدًا أو تُستورد من ملف، لتكون الموازين صحيحة منذ اليوم الأول.