نفوتر الطلب كله، أم ما سُلّم منه فقط؟

خرج الطلب على عدة دفعات. يريد الزبون أن يؤدي ما استلمه، وقد دفع تسبيقًا عند الطلب. وفي إدارة المبيعات، يفتح أحدهم الملف والآلة الحاسبة إلى جانبه. أيّ سندات التسليم فُوترت؟ كم بقي من التسبيق؟ وهل أُرسلت الفاتورة الأخيرة أصلًا؟

والخطر قائم في الاتجاهين. فإذا فوترتم قبل الأوان، رفض الزبون أداء ثمن بضاعة لم يرها. وإذا فوترتم التسليم نفسه مرتين، صار الدين خاطئًا وكشف الحساب خاطئًا، وعلى أحدهم إجراء مكالمة صعبة. وعند المدير المالي، كل تصحيح من هذا النوع قيد ما كان ينبغي أن يوجد.

أيّ فاتورة لأيّ وضع؟

ليس هناك جواب واحد صحيح، فالأمر يتوقف أساسًا على طريقة أداء الزبون. ويترك DeepComm للشركة أن تقرر عند الفوترة، طلبًا بطلب.

يمكن أن تشمل الفاتورة الطلب كاملًا. وهذه هي الحالة البسيطة، حين يكون كل شيء قد سُلّم ويؤدي الزبون دفعة واحدة.

ويمكن أن تقتصر على سندات التسليم التي صدرت. تختارون سندًا أو عدة سندات من الطلب نفسه، فينشئ التطبيق فاتورة تجمع سطورها. وتناسب هذه الطريقة التسليم على دفعات والزبناء الذين يؤدون حصة بحصة، فالفاتورة تتبع التسليم، ويؤدي الزبون ما استلمه.

ما يرفض التطبيق فعله

ترجع معظم أخطاء الفوترة إلى حالات قليلة، تغلقها قواعد مسبقة:

• يجب أن تنتمي السندات المختارة إلى الطلب نفسه، وبالعملة نفسها. ويُرفض الخلط بين طلبين.
• السند المفوتر كليًا أو الملغى أو الخاص بإرجاع يُستبعد تلقائيًا. فلا يُفوتر التسليم نفسه مرتين أبدًا.
• تبدأ الفاتورة مشروعًا قابلًا للمراجعة، ولا تصير نهائية إلا بعد المصادقة عليها.

التسبيقات تُخصم تلقائيًا

هذه هي الخطوة التي تأخذ أكبر وقت حين تُنجز يدويًا. فالتسبيق المصرَّح به عند الطلب، ثم المحصَّل، ينبغي العثور عليه عند الفوترة وخصمه من الوثيقة الصحيحة.

في DeepComm، تعود التسبيقات المدفوعة على الطلب إلى الفاتورة تلقائيًا، من الأقدم إلى الأحدث، في حدود مجموعها، وينخفض المبلغ المستحق بقدرها. ولا يُدخلها أحد. وتسير الدفعات اللاحقة بالطريقة نفسها: تُخصم من الفواتير المفتوحة من الأقدم إلى الأحدث، ويتحرك الحساب البنكي الصحيح بحسب طريقة الأداء، وأي فائض يصير تسبيقًا قابلًا لإعادة الاستعمال في رصيد الزبون. ويمكن أيضًا تسوية الطلب نفسه بعدة تسبيقات بطرق مختلفة، جزء نقدًا والباقي بشيك مثلًا، ويُسجَّل كل منها على حدة.

ما تحمله الفاتورة أيضًا

الفاتورة حلقة في سلسلة أطول: يصير الطلب سند تسليم، ثم فاتورة، ثم قيدًا محاسبيًا. والمخطط المحاسبي المغربي موجود في الأداة، ونسب الضريبة على القيمة المضافة في المغرب محمَّلة وتُطبَّق تلقائيًا. وتظهر هوية الشركة على وثائقها، وتُطبع الفواتير بصيغة PDF بالفرنسية والعربية.

وهناك حالتان تستحقان المعرفة. حين يُفوتر النقل، يمكن أن تُسجَّل تكلفته في فاتورة خدمة مستقلة، بسطر لمصاريف التسليم، وأن تُحصَّل كأي دفعة دون المساس بفاتورة البضاعة. وحين يُرجع الزبون بضاعة، فلا يمكنه إرجاع إلا ما استلمه، ثم يُنقص إشعار الدائن دينه كما يفعل الأداء تمامًا.