Facturer toute la commande, ou seulement ce qui est livré ?
Les livraisons échelonnées compliquent la facture. Quand facturer la commande entière, quand facturer les bons de livraison, et comment les avances se déduisent.
Une commande est partie en plusieurs fois. Le client veut payer ce qu’il a reçu, et il a versé une avance en commandant. À l’administration des ventes, quelqu’un ouvre le dossier, la calculatrice à côté. Quels bons de livraison ont déjà été facturés ? Que reste-t-il de l’avance ? La dernière facture est-elle partie ?
Le risque existe dans les deux sens. Facturez trop tôt, et le client refuse de payer une marchandise qu’il n’a pas vue. Facturez deux fois la même livraison, et la créance devient fausse, le relevé aussi, et quelqu’un a un appel pénible à passer. Pour un directeur financier, chacune de ces corrections est une écriture qui n’aurait jamais dû exister.
Quelle facture pour quelle situation ?
Il n’y a pas de bonne réponse unique. Tout dépend surtout de la manière dont le client paie. DeepComm laisse l’entreprise décider au moment de facturer, commande par commande.
La facture peut couvrir la commande entière. C’est le cas simple, quand tout a été livré et que le client règle en bloc.
Elle peut aussi ne porter que sur les bons de livraison déjà faits. Vous sélectionnez un ou plusieurs bons d’une même commande, et l’application bâtit une facture qui regroupe leurs lignes. Cette façon de faire convient aux livraisons échelonnées et aux clients qui paient lot par lot : la facture suit la livraison, et le client paie ce qu’il a reçu.
Ce que l’application refuse de faire
La plupart des erreurs de facturation tiennent à quelques situations, que des règles ferment d’avance :
- Les bons sélectionnés doivent appartenir à la même commande, dans la même devise. Mélanger deux commandes est refusé.
- Un bon déjà entièrement facturé, annulé ou de retour est écarté automatiquement. La même livraison n’est jamais facturée deux fois.
- La facture naît en brouillon, vérifiable. Elle ne devient définitive qu’à sa validation.
Les avances s’imputent d’elles-mêmes
C’est l’étape qui prend le plus de temps à la main. Une avance déclarée à la commande, puis encaissée, doit être retrouvée au moment de facturer et déduite du bon document.
Dans DeepComm, les avances déjà versées sur la commande reviennent automatiquement dans la facture, de la plus ancienne à la plus récente, jusqu’à concurrence du total, et le montant dû baisse d’autant. Personne ne les saisit. Les règlements suivants fonctionnent pareil : ils s’imputent sur les factures ouvertes, de la plus ancienne à la plus récente, le bon compte bancaire est mouvementé selon le mode choisi, et un éventuel excédent devient une avance réutilisable sur le solde du client. Une même commande peut aussi être réglée par plusieurs avances de modes différents, une partie en espèces et le reste par chèque par exemple, chacune enregistrée séparément.
Ce que porte aussi la facture
La facture appartient à une chaîne plus longue : la commande devient bon de livraison, puis facture, puis écriture comptable. Le plan comptable marocain est dans l’outil, et les taux de TVA du Maroc sont chargés et appliqués automatiquement. L’identité de la société figure sur ses documents, et les factures s’impriment en PDF, en français et en arabe.
Deux cas particuliers méritent d’être connus. Quand le transport est facturé, son coût peut passer sur une facture de service distincte, avec une ligne de frais de livraison, et s’encaisser comme un règlement normal sans perturber la facture des marchandises. Et quand un client renvoie de la marchandise, il ne peut retourner que ce qu’il a reçu : l’avoir réduit alors sa créance, exactement comme un paiement.
