تسجيل الطلبات في الميدان دون أخطاء النقل

المندوب عند الزبون، والزبون وجد أخيرًا وقتًا ليطلب. يكتب السطور في دفتره، ثم يصوّر الصفحة ويرسلها. وفي المكتب، يفتح أحد موظفي إدارة المبيعات الصورة ويعيد إدخال الطلب. وقد يُدخله مرة ثانية، لأن المستودع والمحاسبة لا يشتغلان على الملف نفسه.

من سبق له أن قاد فريق بيع يعرف ما قد يحدث بعد ذلك: كمية قُرئت خطأ، ومنتج اختلط بجاره في التشكيلة، وثمن بقي في ذاكرة المندوب منذ الموسم الماضي. ينتبه الزبون حين تصله البضاعة، فيرنّ الهاتف، ويقضي المندوب صباحه في شرح طلب كتبه كما ينبغي.

من أين تأتي أخطاء الطلبات؟

قلّما تأتي من الزيارة نفسها. إنها تولد في المسافة بين من سمع الطلب ومن يُدخله: خط يصعب فكّه، وصورة غير واضحة، وموظف في المكتب لا سبيل له إلى معرفة ما قاله الزبون. وكل نسخة إضافية فرصة جديدة للخطأ في سطر.

وللأخطاء مصدر ثانٍ لا يصلحه أي إدخال دقيق. فالمندوب كثيرًا ما يطلب دون أن يعرف ما يحدد مصير الطلب: الثمن الساري على هذا الزبون، وما بقي له من الأجل، بل وهل حسابه ما زال نشطًا أصلًا. هذه المعلومات في المكتب، ولا تصله إلا لاحقًا.

إدخال واحد، ممن سجّل الطلب

يلغي DeepComm خطوة النقل. يُدخل المندوب الطلب بنفسه على هاتفه، عند الزبون، ومن هذا الإدخال يشتغل الجميع بعد ذلك. يأخذه سند التسليم والفاتورة والقيد المحاسبي دون أن يعيد أحد كتابته.

الخطوات قصيرة، وهذا مهم حين يكون الزبون في الانتظار:

• يبحث عن المنتج باسمه، أو يعثر عليه بتصويره.
• يحدد الكمية ويضيفه إلى السلة. وتعرض السلة الزبون المعني ومستودع كل سطر والمجموع مع الضريبة.
• يصرّح بالتسبيق المستلم مع صورة الإثبات، أو يؤكد دون تسبيق. ويمكن أيضًا إرفاق سند الطلب الموقَّع.
• يرسل الطلب.

هذا لا يجعل كل خطأ مستحيلًا، فالمندوب قد يخطئ في الكمية. لكنه هو من سمع الزبون، والشاشة أمامهما معًا ليقرآها، والخطأ ينكشف قبل أن يمرّ بين أيدي ثلاثة أشخاص.

ما يعرفه المندوب قبل أن يطلب

تحمل بطاقة الزبون سقفه وشروطه ورصيده، فيعرف إن كان يستطيع البيع بالأجل قبل أن يبدأ. والثمن المعروض هو ثمن الطلب، ولا يتغيّر في طريقه إلى المكتب.

ويراقب التطبيق حالة الزبون أيضًا. فالزبون الموقوف حسابه لا يمكن أن يستقبل طلبًا، مهما كانت الإعدادات. وإذا جعلت الإدارة العامة الموافقة إلزامية، فالزبون الذي ما زال ينتظرها لا يمكنه الطلب هو الآخر.

المراجعة تبقى في السلسلة

تسجيل الطلب في الميدان لا يعني أنه يمضي دون تدقيق. فبعد إرساله، يصعد إلى رؤساء المندوب. يفتحه المدير الجهوي، وينظر في التسبيق المصرَّح به والمنتجات والمجموع، ويصحّح ما يلزم ثم يمرّره. وتحضّر إدارة المبيعات التسليم انطلاقًا من الطلب نفسه.

وإذا طرأ شيء في الطريق، كاستعجال أو مشكل عند الزبون، فلكل طلب سلسلة تعليقاته الخاصة، ويتوصل بها المدير الجهوي والمندوب وإدارة المبيعات. ويبقى النقاش مرتبطًا بالطلب الذي يخصه، وهذا أسهل في الرجوع إليه بعد شهر من رسالة ضائعة في هاتف.